Archives Pro Consult :
présentation

Les archives : quoi ? Pourquoi ?

1- Caractéristiques utilitaires

• Les enjeux juridiques

La loi française oblige les entreprises et les pouvoirs publics à conserver leurs archives pendant une durée minimale. Ce délai de conservation, qui varie selon la nature des documents, peut aller jusqu’à cent-vingt ans. L’archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle. L’archivage permet également de se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Enfin, pour avoir une valeur probante, il est indispensable de pouvoir justifier de l’authenticité et de l’intégrité des archives.

• Les enjeux de sécurité

L’archivage ne doit pas compromettre la sécurité des archives, en particulier celles qui contiennent des informations à caractère sensible. C’est pourquoi sécuriser les lieux de stockage des archives, physiques ou numériques, est une priorité. Les sites de conservation doivent par exemple être protégés des sinistres et des intrusions. Les solutions d’archivage numérique doivent quant à elles disposer de plusieurs outils de sécurité (mots de passe, pare-feu, traçabilité, etc.).

• Les enjeux financiers

Le temps consacré à la recherche d’archives, le non-respect de la législation en vigueur et les logiciels obsolètes peuvent engendrer des coûts élevés. L’archivage professionnel induit un gain de temps par une meilleure efficacité dans la recherche des documents ainsi qu’un gain d’espace et une optimisation des coûts.

• Les enjeux technologiques

La pérennité des données, l’interopérabilité entre les différents systèmes ou encore la réversibilité des formats sont des problématiques auxquelles sont confrontées la plupart des entreprises. Elles sont prises en compte par les systèmes d’archivage qui en font une priorité.

• Les enjeux historiques

Certaines archives ont une grande valeur d’un point de vue patrimonial. D’ailleurs, certaines archives ne sont pas détruites en raison de leur intérêt historique et sont conservées dans le but d’être valorisées, que ce soit par des expositions dans des musées pour être consultées par des chercheurs, historiens, biographes, etc.

2- Caractéristiques psychologiques

L'archivage répond à trois besoins distincts :
• Le premier, le plus important, est le besoin pour de prouver ce qu'elle a fait ou ce qu'elle n'a pas fait ; elle doit justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l'État, vis-à-vis d'un audit interne ; elle doit en outre, lors d'un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de ses intérêts ;
• Le second correspond à la réutilisation des données dans la conduite des affaires comme des études déjà réalisées et réutilisables dans le cadre d'un nouveau projet, au lieu de recréer l'information, opération qui peut coûter cher et faire perdre un temps précieux ;
• Enfin, le troisième besoin est pour l'entreprise l'intérêt de préserver sa mémoire, tant pour constituer une culture d'entreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.

3- Caractéristiques compétitives

Qu’est-ce qu’un archiviste ?

L’archiviste est responsable des archives de l’entreprise, l’administration, l’association... dans laquelle il travaille. Il est chargé notamment de la conservation des archives historiques, mais il intervient également en amont de la chaîne de traitement de l’information et sensibilise les services à ce principe essentiel : un document est un document d’archives dès sa création.
Un archiviste doit gérer toutes les étapes de la chaîne archivistique : la collecte et le classement des documents, leur traitement final, leur conservation, leur communication au public et leur valorisation.

1- Audit, expertise, formation

L’archiviste évalue l’importance du contenu des documents, il forme le personnel des services à la gestion de leur production de documents, il élabore des outils de traitement des archives dès leur création : ces outils permettent d’analyser l’utilité des documents produits, de fixer leur durée de conservation, de déterminer quelles seront les archives définitives.

2- Classement, conservation

Après expertise, l’archiviste trie les documents collectés, il les organise de façon cohérente, il prend des mesures pour assurer la conservation, la restauration et la sécurisation des documents, il assure également le rangement des documents, met en place leur conditionnement et supervise la destruction de certains documents, selon les dispositions réglementaire en vigueur.

3- Communication

L’archiviste élabore et communique aux services de son organisation et au public des outils d’aide à la recherche : instruments de recherche, guide des sources, etc., il communique les documents aux différents publics qui le souhaitent, il oriente et guide les lecteurs et utilisateurs dans leurs recherches.

4- Valorisation

L’archiviste, par le biais des nouvelles technologies de l’information et de la communication, diffuse les outils d’aide à la recherche et valorise les archives auprès du plus grand nombre.

Votre interlocuteur chez Archives Pro Consult

Merline CHIES est titulaire d’un Master 2 professionnel archives.
Son parcours professionnel lui a permis d'acquérir de solides compétences dans le traitement des archives, la formation des agents et des connaissances de la législation et du cadre réglementaire, des normes et des règles applicables aux archives publiques et privées.

Expériences

• Mars 2021/août 2022 - Archiviste à Direction territoriale de la protection judiciaire de la jeunesse Rhône-Ain : traitement des arriérés, conception des outils de gestion des archives (plan de classement, vade-mecum d’archivage, tableau de récolement, tableau de gestion), classement et reclassement des archives, traitement des arriérés, tri, reconditionnement, élimination, versement des archives, aménagement d’un nouveau local archives, formation des agents.
• Septembre/décembre 2020 - Archiviste à Direction départementale des territoires du Jura : formation et sensibilisation des agents à la gestion des archives au quotidien et au traitement des arriérés, conceptions des outils de gestion des archives (tableaux de récolement, tableaux de gestion), traitement des arriérés, tri, élimination et versement des archives.
• Septembre/décembre 2019 – Archiviste à Grahal : traitement d’un fonds d’archives historiques pour client Archives départementales de l’Yonne: récolement du fonds au dossier, élaboration d’un plan de classement, réorganisation intellectuelle et matérielle du fonds, rédaction d’un répertoire numérique détaillé en norme ISAD-G, reconditionnement physique du fonds.
• Février/avril 2019 - Opérateur archiviste à Caille Archives : récolement, tri et reconditionnement d’un fonds d’archives pour client Communauté de communes Val Briard: récolement des archives des anciennes communautés de communes (Sources de l’Yerres, Brie Boisée, Val Bréon), tri, reconditionnement’ préparation des bordereaux d’élimination, rédaction d’un protocole d’archivage, formation d’un référent archiviste.
• Octobre/novembre 2018 - Archiviste technicienne à Everial : tri et référencement d'un fonds d'archives pour client Cartier: tri par famille de bijoux, par typologie de document, par référence client, identification de doubles, binage et saisie des fiches techniques (indexation).
• Septembre/octobre 2018 - Archiviste technicienne à Locarchives : numérisation et indexation d'un fonds d'archives pour client Storengy; tri, numérisation des documents et des dossiers, indexation.
• Mars/septembre 2017 - Archiviste stagiaire à Mairie de Plombières-les-Dijon : mise en place d'un système de gestion des archives municipales. Récolement, audit, conception des outils de gestion, réorganisation et classement, collecte et versement, conditionnement et recommandations diverses.
• Novembre 2016 - Archiviste stagiaire à Archives départementales de Côte d'Or : traitement des archives, du tri à la mise en ligne de l'instrument de recherche, des images sur les réseaux sociaux et mise en valeur du fonds par exposition.